海南海石律师事务所业务档案管理制度

　第一条　为使本所业务档案管理规范化，根据国家及市司法局的有关规定，特制定本制度。

　　第二条　律师办案和担任常年法律顾问，都应建立卷宗并归档。立卷工作由承办律师或律师助理负责。

　　第三条　档案按一案一卷的原则立卷。两个以上律师共同承办同一案件或事务，应合并立卷；两个所的律师合办时，应分别立卷。

　　第四条　业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。
　　1．诉讼类包括本所专业诉讼代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理、其他诉讼代理四种；
　　2．非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；
　　3．涉外类包括本所专业诉讼代理、本所专业仲裁代理、本所专业其他业务代理、本所其他涉外业务四种。

　　第五条　卷宗材料应按诉讼程序的客观进程或时间顺序装订。

　　第六条　律师在承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等都必须用钢笔或毛笔书写、签发、字体应当整齐、清晰。

　　第七条　卷宗应编目并装订。卷面及目录要逐项填写，卷宗要逐页编号。卷面为16开，大于卷面的材料应当折叠整齐，小于卷面的材料要加裱衬底。破损的材料应修补或复制。卷宗装订处应当贴上本所封签，骑缝线上应加盖立卷人的姓名章。

　　第八条　收案日期以委托书签订之日为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的以收结日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

　　第九条　卷宗整理应在结案或事务办结后三个月内完成并归档。凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人再整理。涉及国家机密和个人隐私案卷应当确定密级，归档时应在档案封面左上角加盖密卷章。

　　第十条　本所指定专人负责档案管理工作，全所档案集中统一管理。档案管理人员要熟悉本所档案情况，做好保管和防护工作，履行档案管理职责，对失职人员应给予适当处罚。

　　第十一条　借阅档案应经所主任批准并履行登记手续。法院、检察院、公安、司法行政机关查阅档案的，应出示正式函件，经主任同意，并履行登记手续；特殊情况必须借出时，须由主管司法行政机关批准。

　　第十二条　凡涉及国家机密或个人隐私以及当事人要求保密的档案，一般不得查阅和借阅。特殊情况报主管司法行政机关批准。

　　第十三条　业务档案的保管期限分永久、长期和短期三种。
　　凡属需要长远查考、利用的业务档案，列为永久保管。在本所保存十年后，移交同级档案馆管理。
　　凡属长时期内需要查考、利用，作为证据保存的业务档案，列为长期保管，保管期限为二十年至六十年。
　　凡属在一段时间内需要查考、利用，作为证据保存的业务档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。

　　第十四条　所档案保管期限具体规定如下：
　　（一）经济类业务档案：
　　1．具有下列情形之一的永久保管：
　　1）标的额在五百万元以上；
　　2）重大涉外的或有重大影响的；
　　3）需要永久保管的。
　　2．具有下列情形之一的，长期保管：
　　1）标的额在一百万元以上；
　　2）一般涉外案件或事务；
　　3）需要长期保管的。
　　3．具有下列情形之一的短期保管：
　　1）一般案件或事务；
　　2）法律顾问业务档案；
　　3）咨询代书业务。
　　（二）民事等其他类业务档案的保管根据《律师业务档案保管期限表》的规定执行。

　　第十五条　本所撤销时，档案由主管司法行政机关代管或移交同级档案馆管理。

　　第十六条　本制度未尽事项应根据《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定执行。

　　第十七条　本制度自本所批准成立之日起施行。